BI中文站 10月1日 報道

你可能對文山會海早已感到習以為常了，你甚至認為這是你必須經歷的苦難。各種各樣的公司，從創業公司到大型公司，都面臨著會議過多過濫的問題。

但是，運轉良好的會議則是另一番情形。“這是最有效的呈現數據和觀點、討論問題以及進行決策的方式。”谷歌執行董事長前CEO埃里克-施密特(Eric Schmidt)和前高級產品副總裁喬納森-羅森伯格(Jonathan Rosenberg)在其新書《谷歌如何運轉》(How Google Works)中寫道。

施密特及其團隊形成了一整套開會指南，可以將“浪費時間的事情”變成提高效率和士氣的機會。我們在下面總結了他們開會的一些有效原則。

1. 每個會議都需要一名決策者

“兩組級別平等的人在一起開會往往不會有好的結果，因為最后的結果往往是相互妥協，而不是做出最優的艱難決策。”施密特和羅森伯格寫道。

他們建議明確指定一名“決策者”，以便讓所有與會的人都知道誰具有最終發言權。

2. 會議需要清晰的目的和結構

過于冗長的會議往往缺乏明確定義的目標和結構。施密特和羅森伯格解釋說，決策者需要“召集會議，確保會議內容正確，并設置目標，確定哪些人參與，以及至少提前24小時給參與者提供會議議程。”

然后，決策者負責總結會議決議，并在48小時內用電子郵件給每個與會者以及應該知情的其他人發送人相關任務安排。

3. 用于分享信息或交流思想的會議仍然需要會議主持人

施密特及其團隊發現，如果他們不認真對待分享信息或交流思想的會議，那么原本可能有效的會議也可能變成浪費時間的事情。在這里，仍然需要堅持前兩個原則。

4. 在必要的時候才開會

“任何會議都應該有它的目的，如果這個目的不明確，或者會議達不到這個目的，那么這次會議就應該取消。”施密特和羅森伯格寫道。

如果你發現自己僅僅是出于習慣而參加某個固定會議，那么你現在很可能就應該重新設定會議的目標或干脆取消會議。

5. 會議人數不要超過八個

會議中的每個人都應該各抒己見。如果只是做一個旁觀者，那么就會浪費原本可以做出很多事情的時間。太多的參與者會降低會議交流的質量。在會后，應該將會議內容發送給那些沒有參加會議但卻可能從中受益的人。

6. 會議只邀請必要的人參加

“有很多次，我們與客戶或合作伙伴的高管走進會議室，結果發現會議室里滿是人。”施密特和羅森伯格寫道。他們無法控制客戶或合作伙伴那邊的人數，但卻可以控制自己公司的與會者。

尤其是對于某些重要會議，谷歌鼓勵它的高管們只參加非去不可的會議，而不要僅僅為了體現自己的重要性而出席會議。

7. 嚴格遵守時間限制

會議要按時開始和結束。在會議結束時，要總結討論結果。如果會議需要持續很長時間，就應該在會議日程中安排適當的休息時間。

如果你提前把事情講完，就沒有必要再想法填充剩余的時間了。讓每個人盡早回到自己的工作崗位上，越早越好。

8. 開會時要一心一意

如果你嚴格遵守上述原則，那么你要參加的會議就是你非去不可的會議了。在這樣的場合，你需要集中全部注意力，而不要坐在會場里用手機或筆記本電腦查閱電子郵件。

施密特和羅森伯格寫道，在谷歌，這是最難遵守的原則。到最后，他們都放棄了勸告員工關掉筆記本電腦。“但這仍然不失為一個好的原則!”他們寫道。(樂學)