項目管理通常涉及人、財、物的調配和管理。項目管理流程十分復雜,僅靠人工管理往往難以管理好。因此,選擇一個有效的工具來管理整個項目很有必要。目前,市面上的項目管理軟件繁多冗雜,良莠不齊,企業需根據自身情況選擇項目管理工具,以提高效率,贏得市場競爭。

如果項目的復雜程度永遠不超出項目經理或項目團隊的經驗水平和記憶容量,只靠他們的人工管理也能在項目發生事情時識別因果關系并追溯問題的源頭。

但問題是,幾乎所有與業務相關的項目其復雜程度,都能輕易超出項目經理或項目團隊的經驗水平和記憶容量限度,只是團隊不自知而已。

所以才會有不少團隊用了錯誤的準則來選擇管理工具,導致工具不能在項目信息上及問題溯源上彌補團隊的不足。 因此,在選擇項目管理軟件時,企業應從多方面考慮,確保選擇到合適的項目管理工具。

選擇項目管理工具需要考慮什么?

目前市面上的項目管理工具五花八門,哪種工具最容易使用?哪些功能是項目管理必備的?

8Manage根據十多年市場實踐,認為項目經理或項目團隊在選擇項目管理工具時,必須重視以下兩點:

——向項目團隊提供正確的信息

——項目數據完整性保護

1、項目管理工具須向團隊提供正確的信息

項目經理必須知道如何選擇適當的項目成員并激勵他們,除此之外,管理項目最重要的事情就是獲得正確的項目信息。

如果項目信息會誤導項目中的每一個人,即便這個項目有一位經驗豐富的項目經理和眾多合格且訓練有素的團隊成員,他們最多只能成為優秀的“消防員”。

因為缺乏準確信息,他們無法在問題還很小的時候阻止問題的發生或者解決問題。換句話說,為了有效應對,即便是優秀的項目團隊也需要正確的項目信息。

選擇能夠彌補項目經理或項目團隊經驗水平和記憶容量的項目管理工具,其重要性占據90%。其他事情也需要注意,盡管只占據10%的重要性,具體如下:

1. 易用性

2. 日程安排工具

3. 任務管理

4. 對外分享能力

5. 實時報告

6. 概覽和圖形報告

7. 安全性

8. 專業接口

9. 可定制性

2、保護項目數據完整性,確保員工誠實

確保員工誠實和保護項目數據完整性攜手并進。

為什么許多項目在沒有任何需求變更的情況下會突然從90%完成變成了變為80%、70%、60%甚至50%?原因正是項目數據完整性出現問題,官方數據沒有反映實際情況。

項目數據完整性問題影響員工的誠信和職業道德,影響管理人員管理員工責任的能力,結果造成巨大的浪費和損失。

能夠做到以上兩點的項目管理工具8Manage PM是一個值得你信任的選擇。它實行動態的業務管理,實時同步項目計劃與執行,跟蹤項目所有靜態及動態信息,憑借真實準確和實時完整的數據發揮出最佳項目管理能力。

8Manage PM項目管理工具滿足哪些條件?

1、功能匹配度高

8Manage PM對每個項目的進度、流程、成本、風險、質量等進行跟蹤管理,支持對項目文檔進行及時管理。

如果企業同時開展的項目比較多,8Manage PM也支持對多項目進行組合管理,以便項目管理者瀏覽各個項目的進展,提取同類項做一些統計分析等。

2、實時掌握項目進度

8Manage PM的工作分解結構可實時審計追蹤每個項目活動或可交付成果。計劃與執行始終自動連接在一起,通過數據實時同步更新,實時傳遞,所有的責任劃分與執行狀況清清楚楚,團隊成員可以實時共享最新、最準確的項目進展情況。

3、商務與項目高效整合

8Manage PM以業務交付為核心,涵蓋市場、銷售、技術、實施、采購、售后、財務等多個業務部門的端到端全業務流程管理。

從售前立項階段開始,經過售前跟進及報價后,與客戶成功簽訂合同,可以在一個業務地圖上看到當前的回款、項目負責人、周期、完工率、里程碑進展等情況。

系統提供業務項目、合同、項目和訂單執行的多層級的、可逐層鉆取追蹤前因后果的實時信息視圖。

同時,系統從運營損益角度為企業實時跟蹤每個業務交付項目的收入、成本及實時損益,為企業管理者的運營管理提供決策支持。

4、責任劃分與工作交付清楚明確

8Manage PM在整個項目的計劃和執行過程中貫徹四眼原則,保持數據的完整和真實,防止人為作偽,確保任務和承諾的清晰。

承諾管理是8Manage系統中的核心要素,能夠使承諾人明確自己的責任。

承諾管理的后果歷史記錄,可以使項目經理對不同干系人的承諾完成情況進行追蹤監管,對他們的工作能力和完成情況進行判斷,是分配項目責任的有力依據。

這種方式可讓責任及承諾得到適當的加強。當有人更改其承諾時,8Manage會通知其他相關人員。

5、全自動化精準核算項目效益

業務項目與財務數據相關聯,對項目的高層級活動和低層級活動進行預算和追蹤,自動實時地從低層級向高層級匯集財務信息。

管理層可實時查看項目預算的內容、涉及人員和花費項報告,通過全自動和精細化的項目核算,有效控制和減少項目費用、人工成本、采購成本和維護成本的支出。

項目管理工具本身沒有絕對的好壞之分,企業在選擇項目管理工具時,應該更關注功能側重和項目管理需求的匹配度,匹配度最高的項目管理工具才是最適合的。

8Manage PM最大優勢是項目廉明管理和責任跟蹤,能掌控人員的誠實度,適用于各類型項目管理,幫你在管理各項項目事務方面做到游刃有余。現在就來申請8Manage PM免費試用吧:http://www.8manage.cn/